문서 작성 요령

  (1) 업무활동에 있어 보고서, 기안서 등 문서는 왜 작성해야 하는가?
  (2) 작성해야 한다면 어떻게 작성해야 하는가?
  (3) 어떻게 보고해야 하는가?
  (4) 보고 후 관리는 어떻게 해야 하는가?

 

문서는 왜 작성해야 하는가?
     정확한 사실과 정보전달 (설득:커뮤니케이션)
     상대방의 적극적인 협력 유도 (신뢰)
     사무처리의 기록보존 (중요한 증거자료)
     재무리스크 예방 (행정감사, 추가비용 발생방지)

보고서 작성 ∙ 처리 표준절차
     보고의 목표를 정하고 보고서를 구상한다.
     자료를 수집하고 분석한다.
     보고서를 작성한다.
     보고하고 후속조치를 취한다.

※ 칭찬 받는 보고서 작성법
 보고 목적에 적합한가
 보고내용이 정확한가
 보고서를 간결하게 정리했는가
 보고서를 이해하기 쉽게 썼는가
 완결성을 갖췄는가
 적절한 시점에 보고했는가

 

※ 보고서 작성을 위한 TIP
 긴 보고서는 따로 요약하라
 본문은 짧게 하고 참고사항은 첨부로 돌려라
 하이퍼링크를 활용하라
 그래프, 흐름도(Flow Chart), 사진, 표 등 시각자료를 적절히 활용하라